З кожним роком журналістика вимагає від репортерів та редакторів мобільності, яка часто унеможливлює ефективну співпрацю в межах офісу чи потребує координації по телефону. Для вирішення цієї проблеми нині існують достатньо розвинуті веб-сервіси спільної роботи, які дозволяють співпрацювати над проектами та документами через інтернет. Найпопулярнішим на сьогодні рішенням в цій сфері є Google Docs.
Google Docs – це в першу чергу офісний пакет програм на кшталт Microsoft Office або Apple iWork, що доступний онлайн і не потребує встановлення додаткового програмного забезпечення. В рамках сервісу можна створювати, редагувати та експортувати текстові документи, таблиці, презентації, веб-форми та малюнки. Також дозволяється імпортувати з власного комп’ютера текстові документи, таблиці, зображення, презентації. До списку можливих видів файлів для імпорту входить і відео, з обмеженням на розмір до 1 ГБ та підтримкою форматів *.WebM, *.MPEG4, *.3GPP, *.MOV, *.AVI, *.MPEGPS, *.WMV, *.FLV.
Google Docs також має вбудований інструмент розпізнавання тексту. Для того, щоб ним скористатися, необхідно вибрати зображення або PDF-файл з відсканованим текстом та виставити відповідну галочку при завантаженні. Google Docs може розпізнати текст, написаний однією з багатьох підтримуваних сервісом мов, серед яких є і українська.
Для створення деяких типів документів стануть у нагоді шаблони. Вони значно розширюють можливості використання Google Docs, оскільки сервіс можна використовувати не тільки для роботи над звичними документами, але й для зберігання й оновлення резюме, робочих планів, списків найближчих подій та заходів, тобто таких файлів, які мають постійно залишатися актуальними. І хоча більшість шаблонів пропонується англійською, розділ постійно поповнюється користувачами з усього світу й полегшує створення складних документів для спеціалізованих задач.
Впорядковування документів здійснюється за допомогою колекцій, які є простими аналогами тек.
Однак Google Docs – це сервіс не лише для створення офісних документів, але й для спільної роботи над ними. Працює це наступним чином. Спершу колегам потрібно надати спільний доступ до потрібного документа (чи колекції). Надання спільного доступу відбувається через меню «Опублікувати» – «Налаштування спільного доступу…».
При цьому необхідно внести email-адреси співавторів. Варто зауважити, що адреса електронної пошти співавтора може мати будь-який вигляд, але якщо людина не має екаунту в сервісах Google, вона не зможе отримати доступ до Google Docs. Налаштування також дозволяють додати особисте повідомлення, надіслати копію запрошення на власну електронну адресу та налаштувати видимість документу (видимий всім; лише тим, хто отримав посилання; лише нижчевказаним). За замовчуванням повідомлення щодо доступу до документу співавтору прийде на пошту, але відповідну опцію можна відмінити.
Функція «Опублікувати» дозволяє зробити документ видимим для усіх інтернет-користувачів, але відкритим для редагування він залишається лише для раніше визначених співавторів.
Важливо розуміти, що власник має можливість редагувати і видаляти документ, додавати редакторів (співавторів) та читачів; редактори мають можливість редагувати й читати документ, опціонально додавати інших редакторів, а читачі – тільки читати. В той же час, всі три типи користувачів можуть зберегти файл на локальний носій даних для подальшої обробки для особистих потреб.
Віддалена спільна робота може викликати певні труднощі у взаємоузгодженні кінцевого варіанта документу. Задля уточнення деталей та питань існує вбудований інструмент обговорення. Працює він як окреме в межах документу вікно зручно розгалужених коментарів. Налаштування дозволяють відправляти повідомлення про нові коментарі на електронну пошту.
До функцій Google Docs також відноситься історія версій, що дозволяє отримувати доступ до попередніх редакцій документу. В ній зберігається час, автори та правки, що були внесені до документу за весь час його існування. Це досить зручно для документів, які відображають поточний стан проекту чи завдання і часто оновлюються. Подивитися історію змін можна в меню «Файл» – «Переглянути історію змін».
В Google Docs існує обмеження на загальний розмір документів для одного екаунта. Воно складає 1 ГБ, але стосується лише імпортованих файлів (.PDF, .DOC, .JPG та інших). Розмір створених за допомогою сервісу документів не враховується.
Для користувачів Microsoft Office Google пропонує спеціальний додаток Cloud Connect, який дозволяє спільно працювати над документом, не виходячи з улюбленого редактору. Додаток працює лише у Windows-середовищі й вбудовує в офісні програми пакету додаткову панель, яка синхронізує правки документу з екаунтом, у такий спосіб зводячи нанівець необхідність працювати з веб-версією сервісу.
Керування документами в Google Docs можна здійснювати й за допомогою мобільної версії сервісу. Вона не потребує встановлень додатків та працює на всіх смартфонах, надаючи можливості переглядати документи та редагувати таблиці. Редагування текстових документів доступне поки що тільки для iPhone та телефонів під управлінням Android 2.2 Froyo та вище.
Почитати інші матеріали «Школи соціальних медіа для журналістів» можна за цим посиланням.
